Želite li organizirati događaj za promociju tvrtke ili poslovanja, ali ste pomalo zastrašeni potencijalnim troškovima? Kontaktirajte nas, pomoći ćemo Vam našim savjetima i iskustvom, a u međuvremenu pročitajte neke naše najosnovnije smjernice u organizaciji webinara.

Webinar može biti prikladniji oblik online konferencije ili većeg sastanka - što znači da sudionici ne moraju napustiti svoj stol ili ured. Štoviše, sudionici webinara uvijek imaju mogućnost uključiti se i postavljati pitanja bez potrebe da dignu ruke i razgovaraju u mikrofon. Za organizatora webinara to predstavlja izvrstan način povezivanja s potencijalnim klijetima.

Priroda Vašeg poslovanja odredit će temu vašeg webinara - naprimjer:  ako ste distributer i uvoznik projektora, Vaša će se tema odnositi na prodaju i distribuciju projektora ili u svakom slučaju povezana s projektorima i multimedijom.
 

Postoje razne mogućnosti formata kada organizirate webinar koji se može prilagoditi vašim potrebama i idejama. Osnovno pitanje je, želite li pružiti visoko interaktivno iskustvo maloj grupi ili održati govor većoj publici? 

Ako mislite da biste mogli dobiti tremu održavajući samostalnu prezentaciju, razmislite o formatu webinara u stilu intervjua, gdje vas kolega ispituje pitanja vezana za temu webinara, ili možete sastaviti mali panel stručnjaka koji će razgovarati o zadanoj temi i odgovoriti na pitanja sudionika.

Ako je uključeno nekoliko ljudi, iz iskustva znamo da je dobro imati moderatora koji će voditi postupak i filtrirati pitanja sudionika. Vrlo je bitno imati tehničara koji će upravljati tehničkom stranom webinara.

Kada ste definirali temu i format koji Vam je potreban da biste stvorili sadržaj webinara, vrijeme je da izradite taj sadržaj. To bi moglo biti jednostavno, ali da bi webinar bio stvarno uspješan, potrebno je neko vrijeme posvetiti stvaranju pratećih vizuala. Idealno bi bilo angažirati stručnjaka za to.

Pažnja sudionika lako sklizne kad samo promatraju glavu koja govori (a znaju da ih ne možete vidjeti!). Uvijek je dobro napraviti nekoliko telopa ili dijapozitiva kako biste svoj razgovor oživjeli - uključuju slike, grafikone i statistike. Možda biste čak mogli napraviti demonstracije uživo ili predstaviti proizvode uživo kako biste vizualno bili zanimljivi.

Razmislite koliko želite da vaš webinar traje i planirajte trajanje svakog segmenta, da ne odužite webinar bespotrebno.

Na tržištu postoji mnogo različitih platforma za webinare, uključujući besplatne opcije kao što su Webex, Skype, Google+ Hangout, Zoom itd. Pri odabiru platforme za webinare bitni su faktori koje treba uzeti u obzir:

   
• Broj sudionika koje platforma može primiti

• Sposobnost sudionika da postavljaju pitanja (interakciju)

• Funkcija dijeljenja zaslona

• Funkcionalnost snimanja

• Trošak

Na temu izbora platforme svakako preporučamo da nas kontaktirate. Naš tim stručnjaka na osnovu iskustva preporučiti će Vam nabolji oblik i platformu webinara.

Postavljanje posebne stranice događaja i obrada registracija na mreži pomoći će da promovirate i vodite svoj webinar. Ako imate bazu podataka e-adresa kupaca i klijentata koji će biti na webinaru, možete tako prenijeti bitne informacije vezane za temu webinara ili im poslati pozivnice.

Kada pišete opis svog događaja, napišite raspored tema o kojima ćete raspravljati kako bi bilo jasno što će i kada Vaši sudionici slušati.

Da biste bili sigurni da će sve dobro proći taj dan, zakažite probu webinara na kojoj ćete se moći upoznati s tehnologijom i proći kroz razgovor i prezentaciju. Obavezno treba napraviti test mikrofona i kamera, koji su vrlo bitni za ukupan profesionalan dojam webinara.

Definirajte gdje će se pitanja sudionika prikazivati i hoće li biti vidljiva ostalim sudionicima - ako da, hoće li ih biti potrebno moderirati? Važno je poticati sudionike na sudjelovanje, zato imajte nekoliko rezervnih pitanja koja možete pročitati i odgovoriti kako biste pokrenuli raspravu.

Ovisno broju sudionika koji su prisustvovali Vašem webinaru, pokušajte osobno pratiti svakog od sudionika. Ako su postavili pitanje tijekom webinara, možete im zahvaliti na tome i provjeriti jesu li dobili odgovarajući odgovor. Pitajte ih postoji li još nešto što bi željeli znati. Za one koji su se prijavili, ali nisu prisustvovali webinaru, recite da vam je žao što nisu uspjeli biti prisutni i objasnite što su propustili. Zatim im omogućite da pogledaju snimku webinara (ili prisustvuju budućoj sesiji).

Snimke webinara kasnije možete odlično iskoristiti u marketinške svrhe.